お家の書類に片をつける!書類整理を成功させる為の3つのコツ

あっという間に、増えていく書類。
書類の迷子をなくす為にはルールを明確化し、自分に合った仕組みを作ることが大切です。

そこで、書類整理の3つのポイントをご紹介します。

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①その書類は、本当に必要ですか？

ポストに入っていた封書やチラシ。
子ども達の学校プリント。

後で見よう、確認しようと思っているとあっという間にその量は増え、手をつけるのが、どんどん大変になっていきます。

書類管理で最初に意識する事は、入口です。
海外旅行の入国審査のように基準を設けて、入口を制限する。

リビングに入れてしまう前に本当に必要な書類なのかをその場で判断し、不要な情報をどんどん手放していく事はとても大切です。

おたよりBOXやEvernoteといったアプリを使い必要な情報はデータで持ち、ペーパーレス化していく方法もあります。
書類の量を減らすことは、管理する労力を軽減する事に繋がります。

不要な情報は手放し、必要な情報だけを選び抜いていきましょう。

②「短期」と「長期」に分ける

郵便物、配布物、請求書、領収書、説明書。
お家の中の書類は多岐にわたります。

でも、冷静に考えると時間が過ぎれば必要がなくなる書類がほとんどです。

「短期」とは、一定期間は必要なもの。

「長期」とは、ずっととっておきたいもの。
重要書類や取扱説明書は「長期保管」が必要ですが配布物は、時期をすぎればすぐに不要になる「短期保管」です。

この二つを混ぜてしまうと、書類自体の流れが異なる為に頭の中が混乱します。

まずは、「短期」と「長期」を分けることをしっかりと意識していきましょう。

③書類整理の肝はグループ分け

「短期」と「長期」をしっかり分けたなら短期は短期の中で長期は長期の中で小さなグループを作っていきます。

「短期」であれば、例えば
レシートや明細書などの「家計簿」グループ
子どもの塾やおけいこの「習い事」グループ

「長期」であれば

取扱説明書のグループ
保険のグループ
年金のグループなど、

自分が管理しやすいように、小さなグループを沢山作りそれをフォルダに収め、仕組化していきます。

蛇腹ファイルを使ったり個別フォルダを使いファイリングをする方法もあります。

仕組みがあれば、新たに書類が入ってきても迷う事はぐんと減るはずです。

自分に合う方法を考えてみてくださいね。

まとめ

書類の管理は情報の管理。
情報はどんどん新しいものに上書きされてきます。

古いものはどんどん手放し、本当に必要な情報だけを手元に残し自分に合った仕組みを作っていきしょうね。

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